productividad

28 Oct 2019

Indefinidos

Todo el mundo quiere este producto.

A nadie le gustó esta funcionalidad.

Hubo muchos comentarios negativos.

Pero casi todos dijeron que querían algo así.

«Todo el mundo», «nadie», «muchos», «casi todos» son adjetivos indefinidos. Y es necesario limitar su uso en la conversación corporativa.

Los adjetivos indefinidos son aquellos adjetivos que no describen al sustantivo pero especifican su alcance, con la particularidad de que no lo hacen en forma precisa, sino apenas aproximada

Si nuestro trabajo es tomar decisiones o dar la información que sea necesaria para que alguien más las tome, no los usemos.

Los adjetivos indefinidos son anecdóticos, no factuales.

photo

10 Ago 2017

No rompas la cadena: la otra cara del Costo Hundido

Hace unos días reflexionaba sobre la falacia del Costo Hundido, según la cual nuestra toma de decisiones se condiciona más por lo que hemos invertido que por lo que podríamos ganar: no compramos un nuevo auto porque, aunque el viejo ya está fallando, le hemos invertido mucho dinero. No nos divorciamos porque esos 15 años han requerido mucho tiempo y esfuerzo, aunque ya sea un infierno. No abrimos ese restaurante que soñamos porque ese título y esa maestría  se irían a la papelera de reciclaje. Así, mil ejemplos más.

En general, condicionamos nuestro futuro a lo que sentimos como «inversión» en el pasado.

Pero hay una forma distinta de verlo: el Costo Hundido nos puede ayudar a persistir en nuestras ideas y no abandonarlas tan fácil. Y esa es la técnica de Jerry Senfield.

Jerry (sí, el cómico proagonista de Senfield) cuenta que tiene un gran calendario que usa para presionarse a escribir. Lo que hace es marcar una gran X con un marcador rojo por cada día que escriba; como el calendario está en un lugar muy visible de su casa, todos los días se ve presionado a no dejar un espacio en blanco, a no romper la cadena de Xs.

Muchos dicen que ha sido la técnica de productividad que más les ha servido, lo cual tiene sentido: el peso visual de la cadena de X genera una especie de interés compuesto en nuestro balance, y que con un solo día se podría perder.

Aquí está la explicación (súper simple) de Jerry Senfield.

Aquí hay un calendario para imprimir (con generador de fechas y todo)

Y aquí una herramienta en línea (de miles que hay)

El haber invertido mucho en una idea, hace que persistamos en ella, y ese es el lado bueno de la falacia del Costo Hundido.

card4502

3 Ago 2017

La Navaja de Hanlon – ¿por qué atribuimos a la maldad lo que puede ser explicado por la incompetencia?

… o por la estupidez?

Este aforismo, común entre quienes vivimos en el mundo de la informática y la programación (mi pregrado fue en Ingeniería de Sistemas), sirve para advertir que regularmente lo que vemos como una acción malintencionada puede ser, más bien, una omisión humana (propia o de terceros).

«¡Me robaron el celular!» … (diez segundos después)… «¡ah, lo había dejado en casa!»

«¡Ese profesor me tiene tirria! ¿Cómo me califica mal si solo me equivoqué en un… 80%?»

«Ese abogado me odia…», «Mi jefe me carga bronca», etc., etc.

Ya creo que está clara la idea. Hasta aquí, el principio nos evidencia que sufrimos de una terrible incapacidad de diagnóstico. No saber qué anda mal es malo en el plano personal, pero terrible en el plano profesional, porque solo tiene un nombre: incompetencia.

Pero la Navaja de Hanlon tiene más que eso.

Pongo un ejemplo autocrítico en mi empresa (Actualícese): al caerse el portal, la primera respuesta que me daba era «nos están hackeando», cuando seguramente lo que sucedió fue que un pedazo de programación no lo diseñé para altos niveles de tráfico. Por esto, a menos que pueda comprobar con mil bitácoras de websites de China, la India y de Cafarnaún atacándonos, no me admito la maldad de terceros («·nos están hackeando») como primera respuesta, y siempre asumo la alternativa: que no supe diagnosticar bien el problema.

Pero aquí viene lo más profundo: en caso de que sea verdad que estamos siendo atacados por un chino que seguramente no tiene idea de que existo, ¿por qué no me preparé para repelerlo? ¿Por qué nuestro código no admite la posibilidad de un alto nivel de acceso o incluso de un ataque, existiendo tantos mecanismos?

Por esto creo que la Navaja de Hanlon evidencia dos niveles de incompetencia:

El primario, que es cuando somos incompetentes por no saber diagnosticar, y atribuimos a la malicia –tal como dice el postulado– lo que puede ser un error, sea nuestro o de terceros.

Y el secundario, cuando descubrimos que realmente estamos siendo víctimas de la maldad de otro, en el que la incompetencia queda clara porque no supimos preverlo.

No sé cuál es peor.

 

Nota: la imagen es de la maravillosa Jessica Hagy. 

 

eq54w9myfn6xfd28p92g

30 Ene 2017

11 + 5 consejos para escribir

Llevo algunos meses trabajando en un par de proyectos literarios propios (una novela y una colección de cuentos), pero la indisciplina me ha pasado factura.

Por ello he encontrado inspiración en un montón de libros de escritores muy famosos que cuentan su rutina para escribir.

Estos 11 mandamientos de Henry Miller, me han parecido de lo mejor que he leído…

  1. Trabaja en una sola cosa hasta que termines.
  2. No empieces nuevos libros a menos que sean material de investigación. (Y yo añadiría: no inventes excusas para incluir nuevos libros como «material de investigación»).
  3. Sin nervios. Trabaja con calma, con gozo y sin temor en lo que hayas emprendido.
  4. Trabaja de acuerdo a lo programado, no a tu disposición de ánimo. ¡Deja de trabajar cuando el plan te lo diga!
  5. Cuando no estás creando puedes empezar a trabajar.
  6. Echa un poco de cemento cada día, en lugar de agregar más fertilizantes.
  7. ¡Sé humano! Pasea, visita gente, bebe si así lo deseas.
  8. Trabaja solo con placer.
  9. Echa a un lado tu plan si así lo prefieres, pero vuelve a él al día siguiente. Concéntrate. Sé breve. Elimina cosas.
  10. Olvida los libros que deseas escribir. Solo piensa en el que estás escribiendo.
  11. Siempre escribe. Lo primero es escribir. La pintura, la música, el cine, todo eso viene después.

Creo que estos mandamientos del prolífico Miller pueden resumirse en «ten un plan y concéntrate». Pero…

Yo le añadiría unos tips que me han funcionado…

  1. Aprende mecanografía. Es el tiempo mejor invertido para quien debe escribir mucho (así no sea literatura).
  2. A veces, así no se cuente con inspiración, el iniciar a escribir la activa. Pruebe y verá.
  3. La música sin letra es muy útil.
  4. Mantener a la mano snacks y bebidas reducen muchísimo los tiempos de «visita a la cocina a ver qué».
  5. Un software que permita escribir sin distracciones es una bendición.

Helicopter-Over-Trees-from-Christopher-Furlong

27 Ene 2017

Desarrollando el Pensamiento Estratégico

“de pronto aparece un camino que no habíamos visto, un peligro cercano camuflado en el follaje o un necesario y aliviador oasis a solo unos metros”
“es lo más cercano a tener un brujo con una bola mágica capaz de ver el futuro”
En la estructura orgánica de mi empresa he peleado mucho con la diferenciación de cargos y salarios, de tal forma que sea lo más justo para el trabajador y ajustado a la realidad de su aporte al desarrollo de los objetivos institucionales.

En esto último encontré una epifanía hace ya un tiempo: descubrí que la realidad del aporte del director, gerente o líder a la empresa estaba ligado directamente a su capacidad de desarrollar un tipo de pensamiento distinto al que se requiere en áreas plenamente operativas: era el pensamiento estratégico.

Elevarse para ver mejor

Si se me permite la analogía, quien piensa estratégicamente es capaz de subirse a un helicóptero y ver el bosque desde la altura: desde ahí podrá ver caminos escondidos, preveer incendios y hacer un diagnóstico mucho más amplio que si se quedara en tierra.

Y esta habilidad es invaluable en la empresa: es lo más cercano a tener un brujo con una bola mágica capaz de ver el futuro. Y es que lo ven: en el área de Investigación y Desarrollo lo he visto en quienes trabajan con Big Data (el análisis de conjuntos masivos de datos que permiten inferir tendencias y calcular proyecciones); en Mercadeo y Ventas en quienes son capaces de poner metas realistas que después puedan ser disgregadas en matrices de productos, precios y plazas que realmente puedan cumplirse; en Servicio al Cliente en quienes pueden ver más allá de un indicador de gestión de satisfacción, para anticipar las necesidades de un cliente al punto que no sea necesaria su intervención, en una actitud proactiva que rara vez se encuentra.

En general, en las escalas de valor organizacional, sin duda, el desarrollo del pensamiento estratégico debería estar en el punto más alto de las prioridades.

¿Se nace o se hace?

Ahí está el quid del asunto: ambas son una realidad. He visto jóvenes empresarios y trabajadores que gozan de esta rara virtud. De alguna forma que ni ellos pueden explicar, preveen algo que a nadie se le ha ocurrido, encuentran un patrón invisible para los demás, y no es raro que dejen confundidos a todos en la reunión con cara de «¿y a este cómo se le ocurren estas cosas?».

Pero hay otros que lo logran a través del ejercicio juicioso del análisis y el «subirse al helicóptero» a ver lo que no es posible desde el suelo. Siguiendo con mi analogía del bosque, al estar a ras de tierra vemos grandes troncos, enredados caminos (si es que hay uno), ramas y vegetación frondosa. Todo eso desaparece al elevarnos y subir más a allá de las copas de los árboles: de pronto aparece un camino que no habíamos visto, un peligro cercano camuflado en el follaje o un necesario y aliviador oasis a solo unos metros.

En la realidad institucional, y para los gerentes de ventas y mercadeo, consiste en ver desde la meta de ventas cuáles mecanismos permitirán alcanzarla; en áreas de gestión y operativas es más importante encontrar un patrón en la eficiencia asertiva y la utilización óptima de recursos; en tecnología, no tengo la menor duda, montar al usuario y al resultado final esperado en el helicóptero y ver desde ahí la distancia desde el punto inicial al esperado oasis; y así, en general, cada área de la organización necesita una dosis de pensamiento estratégico que alivie su carga y mejore la gestión.

Una noticia buena y una mala

La buena noticia es que una vez se desarrolla este tipo de visión corporativa, los resultados se ven casi de inmediato. La mala es que encontrar patrones, diferenciar lo urgente de lo importante, desarrollar habilidades predictivas, enfocar los resultados causales de las correlaciones, meterle creatividad y priorizar sin meter la pata (en la menor cantidad de ocasiones posible) requiere de mucho trabajo (si no ha nacido con ellas) y un ambiente corporativo que permita su desarrollo.

Con ello, en la jerarquía institucional ya no será tan difícil encontrar su lugar, y subir en ella será orgánico y natural. Por lo menos en la mía.

21 Sep 2016

Automatizando la cotidianidad para facilitar la innovación

Hay cientos de procesos que uno lleva a cabo exitosamente en solo un día, y su éxito nos pasa desapercibido: nos levantamos a la hora precisa, desayunamos sin envenenarnos, nos dirijimos a nuestro trabajo sin contratiempos, trabajamos… el día a día (que no los días extraordinarios) están llenos de cotidianos éxitos que hemos logrado automatizar, por lo que no celebramos ninguno de ellos. Y es obvio: si no automatizaramos gran parte de nuestra vida todo lo nuevo que viene sería muy difícil de procesar.

En el mundo empresarial no es distinto: si no logramos automatizar con consistencia nuestras interacciones con los clientes, la creación de nuevos productos o la implementación de nuevas ideas estará truncada siempre. Así como no necesitamos fijarnos todos los días en la cantidad de pasta de dientes que hay porque tenemos un proceso de aprovisionamiento funcionando cada cierto tiempo, no deberíamos tener que estar preguntándonos, por poner un ejemplo, por la calidad del producto que hacemos llegar a nuestros clientes/jefes. Hay sistemas de alertas tempranas que nos avisan tanto en la cotidianidad de nuestra vida como en el entorno empresarial: si la pasta de dientes ya está quedándose vacía, buscamos si quedan en el gabinete y en caso de que no, anotamos en un post-it; igualmente, si en un sistema de encuestas automatizado a nuestros clientes como parte de nuestra estrategia post-venta vemos que hay más caritas tristes que caritas felices, algo hay que revisar.

La implementación de estos sistemas de alertas tempranas son críticas actualmente, sobre todo si proveemos servicios o productos donde el éxito está medido en el volúmen de replicación de ellos. ¿Cómo pretendemos ampliar una base de clientes si no sabemos cómo les está llendo a aquellos que hemos venido atendiendo? ¿Cómo pensar en lo nuevo si lo viejo no sabemos si funciona bien?

Esto debería estar en el corazón de los estrategas de la empresa: automatizar sistemas de alertas que nos permitan reaccionar a tiempo.

En Actualícese hemos venido implementando estos esquemas desde hace más de una década, con una revisión de trescientos sesenta grados anual. Hemos creado un inventario de puntos de contacto con nuestros clientes (página web, call-center, entregas de material impreso, envíos de correos masivos, envíos de email, SMS, grupos de Whatsapp, conferencias presenciales…) en donde buscamos maximizar la agregación de valor en la medida de lo posible.

Por ejemplo, cada aniversario de un usuario en nuestra comunidad es celebrado. Esa es una oportunidad para mercadear nuestras suscripciones. Y cada entrega de una factura nos da el chance de darle un beneficio de un patrocinador. Ahí hay una oportunidad para el equipo que vende pauta. Y cada llamada de soporte nos permite entender más al cliente. El equipo de Innovación está pendiente de estas llamadas y los analistas de Control Interno chequean las oportunidades de mejoramiento.

Lo mejor es que todo esto está automatizado. Aquí aplico la máxima de uno de mis profesores de la universidad, quien decía «el mejor programador es el programador perezoso: como no quiere repetir siempre lo mismo, crea una sola vez un algoritmo que prevee todas las posibilidades para no tener que estar iterando». Cuánta razón tenía.

Automatizar la cotidianidad facilita la innovación. Si nuestra vida personal depende de procesos que ya hemos logrado sistematizar, ¿por qué no darle un chance a ello en la vida empresarial?

Yo lo he hecho. Y lo he agradecido. Si no, no tendría tiempo para escribir esto.

idea

31 Ago 2015

3 ideas: MOOCs en Intranets, Hacking Ético para Pymes y Evaluación Diaria de Empleados

“si un Ingeniero de Sistemas versado en cuestiones de seguridad ofrece un servicio simple de detección de vulnerabilidades por, digamos, unos quinientos dólares, tendría muchas empresas interesadas”
“la educación virtual no está alineada con la cotidianidad corporativa”
La idea es mantener la mente activa, y para ello creo que es una buena idea plasmar cuanta idea se nos ocurra. Por hoy, estas tres:

PRIMERA IDEA: alguien que una los contenidos de e-learning de los MOOC (Massive Open Online Courses) con una Intranet corporativa.

Cuando uno gerencia una organización se da cuenta de lo vital, lo importante e imprescindible de la actualización constante de los conocimientos de los empleados. Y uno (sobre todo yo, que precisamente vendo eso) sabe perfectamente que existen cursos en línea que darán esa solución.

Pero, y este es un gran pero (en inglés suena más chistoso),la educación virtual no está alineada con la cotidianidad corporativa. Me explico: si un empleado va a hacer un diplomado, te pide permiso para salir un poco más temprano todos los días para ir a su curso y ya: el proceso quedó inserto en el día a día. Uno ya sabe que no cuenta con ese empleado a esas horas, y él muy posiblemente estará muy juicioso estudiando sin pensar en nada más.

Cuando uno le compra un curso de estos en línea a un empleado, se genera un problema bien serio de gestión y control organizacional. ¿Cómo respetarle el horario de estudio, si uno ve que está ahí sentado y «parece» disponible porque «solo» necesita hacer pausa para atender ese urgente requerimiento de última hora que no se procesaría en caso de que estuviera por fuera de las instalaciones?

Ya todos sabemos de memoria cómo es esto:

Una vez una tecnología entra a una organización, se necesita un cambio de cultura para incorporarla al ADN corporativo.

Y creo que las intranets podrían servir a ese propósito. Una Intranet bien desarrollada podría des-agendar al empleado en todas sus horas de estudio, podría ir entregando contenidos inteligentemente para que el estudiante pudiera usar sus tiempos de ocio para hacer tareas o adelantar asignaturas, y obviamente podría usar su componente social para anunciar a los cuatro vientos ese «Excelente» que sacó en un área específica, reforzando la aprobación del grupo.

Eso sólo una idea que podría potenciarse mil veces. Si la desarrolla, se la compro. 🙂

SEGUNDA IDEA: Hacking Ético para Pequeñas y Medianas Empresas.

Ojo: muy posiblemente esto ya existe y yo, que soy medio ignorante en todo lo que ignoro, lo ignoro. ¿Me hice entender?

La cosa es que las soluciones de hacking ético son muuy grandes y diseñadas para grandes corporaciones. Básicamente consiste en contratar una empresa de hackers que buscan vulnerabilidades en las redes de la empresa y le dan indicaciones sobre posibles soluciones. Algunas, incluso, desarrollan la misma solución. El problema es que esto exige un presupuesto tan grande como el riesgo que corre la empresa en caso de ser vulnerada (pérdida de datos, confidencialidad de los mismos, etcétera), lo cual hace que los servicios de «white hat hackers» (o hackers de sombrero blanco, vaya usted a saber por qué) sean carísimos y no estén a disposición de una mediana o pequeña empresa.

Pero ya casi todas las PYMES tienen «algo» en la nube. Puede ser el correo electrónico corporativo, o un repositorio en Google Docs, unos archivos en dropbox o el acceso a la página web desde donde se reciben algunos pedidos o contactos. Estoy seguro que si un Ingeniero de Sistemas versado en cuestiones de seguridad ofrece un servicio simple de detección de vulnerabilidades por, digamos, unos quinientos dólares, tendría muchas empresas interesadas.

Se ofrecerían unas tres iteraciones para que el cliente corrija los errores de tal forma que después de la primera detección pudiera llamar a un amigo que le tape los huecos de seguridad, para después ser evaluado por segunda vez, y así hasta un tercer y definitivo diagnóstico; eso sí, creo que no sería buena idea entrar a solucionar esos problemas (lo cual lo convertiría en juez y parte y lo metería en camisa de once varas).

Se me hace muy fácil de mercadear, aunque estoy convencido que hay un trabajo muy fuerte en el área legal en donde la empresa hacker debería protegerse.

Pero que se puede, se puede. Yo también compraría estos servicios.

TERCERA IDEA: un servicio que te presente un «problema de gestión empresarial» al día.

Algo como brilliant.org, que cada día te presenta un problema matemático o científico (no más de uno) y te enseña a resolverlo en caso de que te sea muy difícil.

Creo que para los líderes de la empresa (directores, coordinadores y todo aquel con responsabilidad estratégica) es vital mantener los conocimientos en liderazgo y gestión bien actualizados. Así que un servicio como esos, que te haga preguntas diarias que tengan respuesta única, sería un hit, sobre todo si le envía los resultados a tu jefe.

Ahí ganan todos… si somos empleados y nos está yendo bien, nos pueden ascender. Si nos va regular, pueden invertir en nuestra actualización profesional. Y si somos el jefe, tanto mejor por las mismas razones anteriores.

Ahí les dejo las ideas. Si capitalizan una de ellas, me deben un café. 🙂

512_alternate_currency

20 Mar 2015

Cuando la información es mejor que la intuición

“La intuición sirve mucho más cuando hay información”
“muchos tenemos una opinión sobre temas complejos sin haber analizado dos minutos su real profundidad”
Tenemos opiniones para todo, y todo el día la pasamos opinando sobre lo divino y lo humano: sobre religión, política, farándula, música, economía y un largo etcétera. Y aunque con eso saciamos a ese pequeño tirano que muchos tenemos dentro, un tirano que busca que todos los demás piensen como nosotros (y en caso contrario a nuestro ególatra interior que busca llamar la atención yendo en contra del mundo), hay algo que tienen en común muchas de esas opiniones: o son copiadas o no han tenido ni dos minutos de reflexión. Y como con las opiniones, los que nos metemos en el cuento de los negocios sufrimos de lo mismo: vamos tomando decisiones basados en percepciones y opiniones de otros.

Un ejemplo… ¿es la devaluación buena o mala?

Hace unos días escuché a un amigo criticar al gobierno actual por la subida en el precio del dólar, y alabar al gobierno anterior por haberlo mantenido bajo. Su tesis era que devaluar era símbolo de debilidad económica. «Interesante, pero debatible», pensé parodiando a un divertido personaje de la televisión (que ni me pregunten quien es porque no recuerdo)… al fin y al cabo, si sube el dólar sufren los importadores, pero ganan los exportadores, el turismo y la producción nacional (que reemplaza lo que se deja de importar); y si baja el dólar veremos muchos productos importados baratos(sale más barato pedir por Amazon que a Televentas), habrá más cacaos vacacionando en Miami, la industria nacional se ve urgida a innovar para sobrevivir y se incrementa el consumo y con ello la rotación de efectivo. ¿Qué es mejor? ¿La devaluación o la revaluación?. Les ruego me perdonen la simplificación tan canalla de un tema tan extenso, pero ese justamente es mi punto: muchos tenemos una opinión sobre temas complejos sin haber analizado dos minutos su real profundidad. Y deberíamos.

En la empresa de hoy basarse únicamente en percepciones y opiniones para tomar decisiones es un peligro. La intuición sirve mucho más cuando hay información; por ello es vital evitar guiarnos por percepciones del tipo «es que a nadie le gustó el producto» o «todos creen que ese servicio debe cambiar».

Adiós a las generalizaciones

De hecho, y es una regla en mi empresa, es necesario eliminar los absolutismos en la información recogida para la toma de decisiones: «a todos», «a nadie», «todo el mundo dice» y expresiones de este tipo deberían quedar por fuera de cualquier sesión de ideas. La respuesta directa es «¿A cuántos exactamente no les gustó?», «¿Qué porcentaje del público recibió bien el producto?», «¿Cuánto se vendió en proporción a quienes recibieron información del servicio?»… esas son preguntas que abandonan el terreno de la especulación y la percepción y nos dan terreno firme para decidir.

Ahora, no se trata de irse al extremo y no usar nuestra visión y olfato para solo confiar en las cifras. Las cifras de la posible aceptación de una tableta eran muy bajas, lo cual le importó muy poco a Steve Jobs, quien terminó lanzando el iPad con un éxito monumental. Y yendo un poco más atrás, Ford (el pionero del automovilismo) dijo «si hubiera preguntado a la gente que quería, me hubieran dicho que caballos más rápidos«.

En resumen: al tomar decisiones, es preferible usar información que la intuición, la cual regularmente está sesgada por opiniones y percepciones, más que por datos.

28 Ene 2011

M&M’s: culpables de la improductividad en la oficina

Jason Fried (foto de Judson Collier)

Según Jason Fried, Managers & Meetings (los jefes y las reuniones) son la razón por la cual el trabajo en la oficina no es productivo.

Y es verdad. Al fin y al cabo, ¿qué circunstancias buscamos cuando necesitamos concentración real para algo?

  • Vamos a un lugar específico en casa en donde nadie nos interrumpa
  • Preferimos un sitio móvil donde nadie nos habla (en un tren, avión, un café)
  • Esperamos una hora específica

Y paso seguido, Jason ataca un mito con fuerza:

Las redes sociales no son las generadoras principales de la improductividad: son las interrupciones.

Las redes sociales son como la ida a la nevera en casa… son opcionales. Las distracciones en la oficina no son opcionales. Y así como el sueño, la concentración tiene fases, y si paras en la mitad, debes empezar de nuevo para recuperarla.

Ahora, ¿cómo generar tiempos de concentración ininterrumpida?

Estas son las propuestas de Jason al respecto:

  1. Así como hay un casual friday (al cual asistimos en jeans), debería haber «4 horas en que no nos hablemos ni nos saludemos». Solo 4 horas.
  2. Cambiar las comunicaciones verbales por el email o IM… porque estos NO interrumpen (teoría controvertida, ¿no?)
  3. Eliminar de tajo las reuniones. Sin excusas, sin consensos. Si tiene el poder de eliminar una reunión, hágalo.

* Créditos de la foto: Judson Collier